Depuis quelques années, la facture électronique devient progressivement la norme pour les entreprises, une solution rendue obligatoire depuis 2020 pour les entreprises en lien avec le secteur public. Prochainement, cette obligation doit s’étendre à l’ensemble des entreprises françaises, des plus grandes entreprises aux TPE. Voici tout ce que vous devez savoir concernant le fonctionnement de la dématérialisation des factures, la mise en œuvre de l’obligation de 2024 et les dates à retenir pour rester conforme à la loi.
La dématérialisation des factures est un système de facturation qui nécessite l’émission et la réception de factures au format électronique, conformément aux exigences légales spécifiques. Cette solution remplace la facturation papier traditionnelle et l’envoi de factures imprimées et expédiées par courrier postal, la facturation électronique impliquant l’échange de données électroniques entre les parties concernées.
Ce type de procédé de facturation a été introduit par la directive 2014/55/UE. Adoptée par l’Union Européenne dans le but de promouvoir l’utilisation généralisée de la facturation électronique au sein de ses États membres, elle concerne à l’origine les marchés publics. Cette directive vise à encourager la dématérialisation des factures et à établir des normes communes pour l’échange électronique de données de facturation.
Il s’agit pour l’UE d’un moyen de favoriser la transparence et de lutter contre la fraude fiscale, actuellement responsable d’une perte de 50 milliards d’euros par an pour l’Europe. Cette nouvelle pratique a également pour objectif d’améliorer l’efficacité des processus de facturation et d’en réduire les coûts administratifs.
En France, la généralisation de la facturation électronique est évoquée dès 2010, dans une politique d’incitation à la transition numérique. Il faudra cependant attendre le 1er janvier 2017 pour qu’elle devienne officiellement obligatoire pour les entreprises réalisant des transactions avec des entités du secteur public. Elle concerne tout d’abord les grandes entreprises, puis s’applique aux ETI en 2018, aux PME en 2019 et enfin aux TPE depuis le 1er janvier 2020.
Sa mise en place est rendue possible par le lancement du portail Chorus Pro, une plateforme numérique développée par l’État français. Ce système centralisé facilite la gestion et l’échange de factures électroniques destinées aux entités et organismes du secteur public.
Bien que cette obligation ne concernait jusqu’alors que les entreprises réalisant des transactions avec le marché public, la dématérialisation des factures devient obligatoire pour tous à partir de 2024. Cette obligation est prévue par le projet de loi finances de 2020, elle implique donc le passage à la facturation électronique pour tous (e-invoicing), mais aussi l’obligation de transmission électronique des données de ces factures à l’administration française (e-reporting). Des données qui seront utilisées dans le but de faciliter la collecte et le contrôle de la TVA.
Concernant la transmission des factures, deux options seront proposées :
Ce projet de loi entre en vigueur dès le 1er janvier 2024, date à laquelle toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques est quant à elle progressivement introduite, jusqu’à devenir la norme et concerner l’ensemble des entreprises françaises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée d’ici 2026.
Voici la chronologie du passage à la facturation électronique, telle que présentée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFP) :
Pour rester conforme à l’obligation de dématérialisation des factures, il existe quelques règles à respecter. Tout d’abord, pour qu’une facture puisse être considérée comme une facture électronique, elle doit être à la fois créée, envoyée, reçue et archivée par voie électronique. Elle doit aussi être authentique et garantir l’identité de l’émetteur, tout en étant lisible et intègre, ce qui signifie qu’une facture ne peut être modifiée ou supprimée.
Outre la dématérialisation du processus de facturation, il est donc nécessaire d’apporter une valeur légale à vos factures, qui permettra d’attester de leur authenticité, lisibilité et intégrité, comme mentionné à l’instant. Pour cela, trois solutions sont possibles :
Cette solution a pour but de lutter contre la fraude, et elle doit permettre d’assurer la traçabilité de l’ensemble du processus de facturation, de manière chronologique, dès les premières étapes de ce processus. Les parties impliquées doivent être clairement identifiées, chaque étape du processus doit être enregistrée, et toutes les données essentielles de la facture doivent être incluses dans la piste d’audit. Elle doit également enregistrer toutes les actions et événements importants, comme l’envoi ou le paiement de la facture. Les informations contenues dans la piste d’audit doivent aussi être protégées de toute altération ou suppression sans autorisation préalable.
Depuis la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est juridiquement reconnue, et peut donc être utilisée pour remplacer la signature papier sur tout type de contrat. Cela concerne également les factures. Elle permet d’attester que le document a bien été approuvé par une personne tierce, sans qu’aucune modification n’ait été réalisée. Cette signature garantit également l’identité du signataire, elle atteste de l’intégrité de la facture et engage son signataire. C’est donc un moyen sûr d’assurer l’authenticité d’un document, qui peut être appliqué aux factures dématérialisées.
L’EDI ou échange de données informatisées permet quant à lui d’échanger des informations entre un appareil et un autre de manière directe, l’une des meilleures pratiques en ce qui concerne la dématérialisation des factures. Les documents échangés sont normalisés, pouvant s’agir de commandes ou de factures, entre autres exemples. Cette méthode permet un échange automatisé des factures électroniques entre les fournisseurs et les clients, sans qu’aucune saisie manuelle ne soit nécessaire. Pour cela cependant, l’EDI implique la conversion des informations de facturation dans un format électronique standardisé. Les formats standardisés les plus souvent utilisés sont les formats EDIFACT et XML.
Bien que la dématérialisation des factures devienne prochainement obligatoire pour toutes les entreprises françaises, sa mise en œuvre représente différents défis. Avant toute chose, il est nécessaire de prendre le temps d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise, afin de s’orienter vers une solution de facturation électronique qui répond à vos objectifs. L’usage de cette solution doit également tenir compte de l’intégration des systèmes et des processus existants de votre entreprise, pour assurer une continuité opérationnelle fluide.
Pour faciliter la mise en place de ce nouveau processus et assurer votre conformité avant la mise en œuvre de la réglementation de 2024, le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire peut donc devenir essentiel. Pour autant, il n’est aujourd’hui pas possible de savoir quelle PDP sera certifiée, bien qu’il soit important de s’assurer que la solution sélectionnée soit conforme aux réglementations en vigueur dans votre pays ou dans votre secteur d’activité – l’un des 4 éléments à prendre en compte lors du choix d’une PDP.
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Dans un monde où l’usage de la facturation électronique devient de plus en plus répandu, l’avenir du papier, semble progressivement compromis. En effet, bien que ce passage obligatoire à la facturation électronique entraîne certains défis pour les entreprises, il s’agit également d’une solution qui dispose de nombreux avantages, tant d’un point de vue d’une diminution des coûts de traitement des factures, qu’en matière de gestion des litiges. Une opportunité intéressante tant pour les entreprises que pour l’État français, qui disposera à l’avenir d’une solution fiable pour améliorer la lutte contre la fraude à la TVA.
Découvrons tout de suite certains avantages de ce mode de facturation :
La dématérialisation des factures permettrait de réaliser des économies importantes pour les entreprises, en réduisant nettement le coût de traitement d’une facture – l’un des principaux atouts des factures dématérialisées pour les entreprises. Pour une facture en format papier, le coût de traitement est estimé entre 9,4 et 20,8 €, tandis que le coût de stockage de cette facture pourrait atteindre les 3,25 €. La numérisation du processus de facturation peut permettre de réaliser jusqu’à 90 % d’économies sur le coût de traitement des factures à la fois entrantes et sortantes. De manière générale, le coût d’une facture dématérialisée est estimé à 4 €.
Il faut également prendre en compte le coût de l’affranchissement d’une facture papier, un tarif qui peut augmenter chaque année et qui reste nettement plus élevé que l’envoi d’une facture dématérialisée. Des économies également réalisées grâce au gain de temps généré par la facturation électronique, pour 30 % d’économies de temps en moyenne.
Une facture dématérialisée dispose de mécanismes de sécurité (tels que les signatures électroniques évoquées plus haut) qui garantissent l’intégrité des données de facturation mentionnées. Elle comprend également une totale traçabilité, à toutes les étapes du cycle de vie de la facture, ce qui facilite la résolution des litiges par la mise à disposition d’une documentation précise et transparente des différents événements. De plus, l’archivage électronique facilite l’accès rapide aux factures archivées, pour tout besoin ultérieur.
La dématérialisation des factures permet également un renforcement de la sécurité de ces documents et de leurs informations grâce au chiffrement des données, et à la mise en place d’un accès sécurisé par des solutions de sécurité telles que l’authentification. Enfin, la transmission électronique permet d’éliminer l’ensemble des risques liés au transport des factures par courrier postal, dont les retards, les pertes ou les erreurs de livraison.
Dans le cas de factures papier, ces dernières doivent être stockées dans un espace prévu à cet effet, la plupart du temps dans une salle d’archives. Même si les factures sont correctement organisées et rangées, elles peuvent très vite prendre une place importante, et générer le besoin d’un espace de stockage toujours plus grand au fil des années. Au total, une salle d’archive peut abriter jusqu’à 23 000 pages par mètres carrés. Les factures dématérialisées sont quant à elles stockées de manière numérique, ce qui offre un gain d’espace certain aux entreprises.
Même si vous les pensez en sécurité, les factures papier peuvent très vite être égarées. Elles ne sont pas toujours rangées au bon endroit ou dans le bon classeur, et leur recherche peut constituer une perte de temps précieuse. Une perte de temps et d’argent encore plus importante lorsque la reproduction d’une facture perdue est nécessaire ! Dans de telles situations, le coût de la recherche d’une facture est évalué à 110 €, tandis qu’il faudra compter 200 € au total pour sa reproduction. Des coûts et du temps perdu que vous pourrez éviter en faisant le choix d’une solution de facturation électronique compétente, à l’image de nos services.
À savoir que pour une facture, le temps d’archivage légal est fixé à 6 ans sur le plan fiscal, et à 10 ans sur le plan comptable. Mieux vaut donc opter pour une solution sécurisée, qui vous protège de toute perte pendant ce temps donné.
La dématérialisation des factures permet une réduction importante des erreurs, ainsi que des litiges et des retards. Pour les experts-comptables, cette solution est donc synonyme d’un gain de temps précieux, qui leur permet de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Les factures électroniques peuvent en effet être intégrées dans un système de gestion électronique des documents (GED), ce qui permet l’automatisation d’une large partie du processus de traitement des factures, ce qui réduit le temps consacré aux tâches manuelles et répétitives, telles que la saisie des données.
Autre gain de temps important, les factures dématérialisées permettent un accès facile et rapide aux informations nécessaires. Une solution beaucoup plus rentable, qui permet d’éviter les tâches fastidieuses de tri et de recherche dans des piles de documents papier. La collaboration sur ces documents électroniques est elle aussi facilitée, ce qui permet aux professionnels concernés de se concentrer sur des tâches d’analyse des données ou d’optimisation des processus. Une manière de favoriser l’efficacité, la productivité et la capacité à se concentrer sur des aspects stratégiques de l’activité.
Grâce à la facturation électronique, les entreprises peuvent améliorer le suivi et l’analyse de leur activité, ce qui peut également leur permettre d’identifier certaines opportunités d’amélioration, pour prendre des décisions éclairées favorables à leur développement.
En créant cette obligation, l’État français souhaite principalement améliorer la lutte contre la fraude à la TVA. C’est en effet une solution qui offre à l’administration fiscale une traçabilité claire et fiable des transactions, pour réduire les possibilités de manipulation frauduleuse des factures. La dématérialisation des factures permet également la mise en place des pré-déclarations de TVA grâce à un système de pré-remplissage, qui permettrait de simplifier les démarches administratives des entreprises.
La dématérialisation des factures aurait également un impact positif pour la planète. Elle permet de réduire l’empreinte carbone des entreprises, en limitant l’usage de papier, d’encre, ou encore le besoin de transport nécessaire à l’expédition des factures papier envoyées par la poste. Pour une entreprise, la réception de 20 000 factures papier par an représente au total 24 tonnes de CO2. La digitalisation de la facturation permettrait de réduire ces émissions d’environ 36 %.
