27 juin 2023 - Hitachi Solutions
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Le Directeur Administratif et Financier (DAF) joue un rôle essentiel dans la gestion des risques numériques au sein d’une entreprise. Dans un environnement où la numérisation est omniprésente, les entreprises doivent faire face à divers risques liés à l’utilisation des technologies. Cet article met en lumière les principaux risques numériques auxquels peut être confronté le DAF ainsi que les bonnes pratiques pour renforcer cette sécurité numérique.

 

I. Introduction

L’avènement du numérique a apporté de nombreuses opportunités et avantages pour les entreprises, mais également de nouveaux risques auxquels les DAF doivent faire face. Les risques numériques peuvent compromettre la sécurité des données, perturber les opérations commerciales et porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

Pour mieux les anticiper et les éviter, il est nécessaire de les connaître. Découvrons ensemble les principaux risques numériques.

II. Les principaux risques numériques

A. Contrôle de l’intégrité et de la cohérence des données financières comptables

Premier risque auquel le DAF d’une entreprise est confronté, la gestion du contrôle de l’intégrité et de la cohérence des données financières comptables.

Il est indispensable de s’assurer que les données financières soient exactes, fiables et cohérentes. Avec l’utilisation de règles de comptables avancées, le DAF peut contrôler de manière proactive les saisies effectuées par les financiers. Ces règles prennent en compte des associations de comptes et divers axes d’analyse logiques, afin d’assurer une comptabilité précise et cohérente. De plus, les instructions comptables automatiques (IAA) permettent d’automatiser les impacts comptables tels que les clients douteux, les intérêts de retard, les frais de recouvrement, les escomptes et l’affectation de comptes en fonction des produits, des clients et des conditions contractuelles.

Pour prévenir ces risques, le DAF peut mettre en place des mécanismes de contrôle rigoureux pour vérifier l’intégrité des données financières afin de s’assurer qu’elles n’ont pas été altérées ou manipulées. Cela peut inclure des procédures de vérification régulières, des analyses de cohérence des transactions et des rapprochements entre les différents systèmes financiers utilisés.

Loin d’être exhaustive, cette liste de risque est habituellement complétée d’autres risques tel que le manque de visibilité sur la performance financière.

B. Manque de visibilité sur la performance financière

Le manque de visibilité de la performance financière est un réel risque pour les entreprises qui y sont confrontées mais peut constituer un défi majeur. Avec la croissance des processus financiers numérique, il devient indispensable de disposer de données financières précises, à jour et accessibles en temps réel pour évaluer la performance globale financière de l’entreprise.

En utilisant des outils spécialisés tels que des outils de business intelligence et des tableaux de bord personnalisés, le DAF visualise de manière claire et concise les en-cours clients, les retards de paiements, les clients en limites de crédit, la position de trésorerie, ainsi que les prévisions de trésorerie basées sur les conditions contractuelles et l’historique des clients.

Ces outils fournissent une vue d’ensemble de la performance financière de l’entreprise. Grâce à ces informations, le Directeur administratif et financier peut prendre des décisions éclairées, anticiper les problèmes de trésorerie, gérer les retards de paiement et optimiser les flux financiers.

C. Suivi en temps réel des stocks (notamment IoT pour la production) et leur valorisation

Le dernier risque à connaître et à prendre en compte est le suivi en temps réel des stocks, dans le domaine de la production par exemple.

Ce type de gestion est très complexe, et pour cette raison, doit être suivi de manière précise et en temps réel. En cas contraire, cela peut entraîner des conséquences financières négatives, telles qu’une mauvaise gestion des approvisionnements, des coûts d’entreposage excessifs et des risques d’obsolescence. De plus, la valorisation précise des stocks est également un défi, car elle implique de prendre en compte les variations de prix, les coûts de production et les fluctuations du marché.

Afin d’y remédier, le DAF doit mettre en place des systèmes de suivi des stocks basés sur l’IoT et des méthodes de valorisation fiables pour atténuer les risques financiers liés à la gestion des stocks. En surmontant ce défi, l’entreprise peut améliorer sa gestion financière, optimiser les flux de trésorerie et maintenir une position concurrentielle solide.

III. Les responsabilités du DAF dans la prévention et la gestion des risques

En tant que gardien des aspects financiers de l’organisation, le DAF est chargé d’identifier les faiblesses potentielles dans les systèmes, les processus et les pratiques financières. Il est également responsable de la surveillance constante des incidents liés à la sécurité numérique et de la mise en place de mesures appropriées pour atténuer les risques. La prise en compte de ces responsabilités est cruciale pour assurer la protection des actifs financiers de l’entreprise et maintenir sa résilience face aux défis liés à la sécurité numérique.

A. Évaluation des vulnérabilités et surveillance des incidents

L’une des principales préoccupations est le retard dans la production des données financières. Le DAF doit veiller à respecter les délais de production des états financiers, qu’ils soient mensuels, trimestriels ou annuels, afin des respecter les obligations légales et déclaratives.

De plus, il est indispensable d’éviter la sortie de données financières erronées. Le DAF doit s’assurer de l’intégrité des données financières actualisées lors de la clôture financière, en accordant une attention particulière à des éléments tels que la valorisation des stocks, les Factures non parvenues (FNP) et les provisions.

En outre, le non-respect des obligations contractuelles entre fournisseurs et clients constitue un risque majeur. Pour cela, le DAF doit être vigilant au respect des conditions et délais de paiement convenus, afin de prévenir les litiges et les éventuels coûts associés

En évaluant les vulnérabilités et les incidents liées à ces domaines et en mettant en place des mesures, des outils et des processus appropriées, le DAF veille à la mise en œuvre des règles de comptabilisation avancées qui permettent de contrôler proactivement la saisie des données financières par les équipes financières. Cela peut inclure des vérifications croisées, des approbations de responsables, ainsi que des workflows de validation pour s’assurer que les données financières sont correctement évaluées et enregistrées.

 

B. Fraude et mauvaise gestion des contrôles internes

La fraude et la mauvaise gestion des contrôles internes représentent des risques significatifs pour les entreprises, mais le Directeur administratif et financier apporte une prévention pour une meilleure gestion.

Le premier aspect clé est le contrôle de ségrégation des rôles. Les systèmes ERP modernes offrent la possibilité de vérifier la séparation des tâches, en veillant, par exemple, à ce qu’une personne qui valide une facture fournisseur ne soit pas en charge du paiement.

De plus, l’utilisation de workflows de validation permet de mettre en place et de faire respecter des critères spécifiques et de soumettre les factures ou les bons à payer à l’approbation d’un responsable. Ce processus peut inclure des escalades automatiques vers des responsables supérieurs en fonction des montants impliqués.

De même, le rapprochement des factures fournisseurs peut être soumis à un processus de validation, garantissant que les écarts constatés sur les factures sont acceptables et validés par un responsable compétent. En mettant en place ces contrôles et ces workflows, le DAF renforce les contrôles internes, réduit les risques de fraude et assure une gestion financière plus rigoureuse et transparente au sein de l’entreprise.

C. Bonnes pratiques pour renforcer la sécurité numérique

1. Sensibilisation et formation des employés

L’une des meilleures pratiques pour renforcer la sécurité numérique consiste à sensibiliser et former les employés. Les collaborateurs doivent être conscients des risques liés à la sécurité informatique, tels que les attaques de phishing, les logiciels malveillants et les violations de données. En organisant des formations de sensibilisation régulières, en fournissant des conseils sur les bonnes pratiques de sécurité et en mettant en place des outils appropriés, les entreprises peuvent aider leurs employés à adopter des comportements responsables en matière de sécurité. Une sensibilisation et une formation adéquates permettent de créer une culture de la sécurité au sein de l’entreprise, renforçant ainsi la protection des données et des systèmes informatiques.

2. Collaboration avec les équipes informatiques

La collaboration avec les équipes informatiques est une pratique essentielle pour renforcer la sécurité numérique. Les professionnels des finances doivent travailler en étroite collaboration avec les experts en sécurité informatique pour identifier et mettre en place de meilleures mesures de sécurité. Ensemble, ils peuvent évaluer les vulnérabilités, mettre à jour les logiciels et les systèmes d’exploitation, et installer des outils de sécurité avancée. La communication ouverte et continue entre les équipes financières et informatiques permet de partager les connaissances, de résoudre rapidement les problèmes de sécurité et d’adapter les mesures de protection en fonction des nouvelles menaces. Cette collaboration proactive garantit une approche holistique de la sécurité numérique et renforce la protection des données et des systèmes de l’entreprise.

V. Conclusion

Le rôle du Directeur administratif et financier (DAF) dans la protection de l’entreprise est inévitable pour assurer la pérennité et la résilience face aux risques numériques. En tant que gardien des aspects financiers, le DAF est chargé de prévenir et de gérer les risques liés à la sécurité des données, à la fraude et à la mauvaise gestion des contrôles internes. Par le biais de l’évaluation des vulnérabilités, de la surveillance des incidents et de la mise en place de politiques de sécurité, le DAF joue un rôle crucial dans la prévention des risques numériques. Grâce à ses responsabilités et à ses actions, le DAF protège les actifs financiers de l’entreprise, préserve sa réputation et assure une conformité réglementaire.

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