Témoignage client : le Groupe Elcia optimise sa gestion documentaire et assure sa conformité face à la facturation électronique

Retour d’experience du Groupe ELCIA

Lors du FORUMDIMO (notre événement annuel), le Groupe ELCIA est venu partager son retour d’expérience sur la mise en place de la GED DocuWare. Leader français dans la menuiserie, ELCIA cherchait une solution pour optimiser sa gestion documentaire en pleine croissance.

L’Urgence de la GED face à l’hyper-croissance

Avec une croissance rapide (passant de 60 à 260 collaborateurs), l’organisation documentaire d’ELCIA a montré ses limites. Le stockage classique sur des partages réseau générait des doublons, des erreurs, des difficultés de recherche et une perte d’efficacité, surtout pour les collaborateurs en mobilité.

Comme l’a souligné leur Directeur Organisation & SI, Sylvain Jacquelin : « On était très basiques, avec des gros irritants en interne. »

Un choix stratégique : DocuWare

Plutôt que d’opter pour une solution de dématérialisation des factures, ELCIA a choisi DocuWare pour sa capacité à gérer l’ensemble des processus documentaires de manière transversale. L’objectif était de digitaliser tous les flux de l’entreprise.

Le choix s’est porté sur DocuWare pour :

• Sa modularité et la richesse de son moteur de workflow.
• Sa capacité à s’intégrer parfaitement à l’environnement existant (notamment l’ERP Sage X3 et le CRM).

Les Bénéfices Concrets

L’implémentation de la GED a permis d’obtenir des gains opérationnels significatifs :

• Digitalisation Complète du Cycle de Vente : Le cycle de vente est 100 % digitalisé, de la création de devis jusqu’à la signature électronique et aux relances automatisées.
• Rationalisation : Accès rapide, sécurisé et unique aux documents, éliminant les doublons.
• Gains d’Efficacité : Réduction des tâches manuelles, des erreurs et automatisation du suivi des échéances.
• Préparation à la Facture Électronique : La mise en place de la GED permet d’anticiper sereinement la réforme de la facture électronique obligatoire en 2026.

Sylvain Jacquelin témoigne : « On a rationalisé tout notre système documentaire : un seul point d’accès, une seule version fiable et un gain considérable en clarté et en efficacité. »

Un partenariat clé

La réussite du projet est également attribuée à l’expertise des équipes de DIMO Démat, dont l’accompagnement a permis de structurer, cadrer le projet et de remettre en question les incohérences internes.

Vous souhaitez optimiser vos processus documentaires et assurer conformité face la réforme ?