La gestion électronique des documents (GED) permet de centraliser, sécuriser et partager l’information plus efficacement. Elle aide les équipes à gagner du temps, à réduire les erreurs et à assurer la conformité avec les exigences réglementaires. Avant de comparer les solutions, il est important d’identifier vos besoins : quels types de documents gérez-vous ? Quels sont les volumes, les niveaux d’accès, les circuits de validation ? Ces éléments orienteront naturellement votre choix.
Le mode d’hébergement est un autre critère déterminant. Le cloud séduit pour sa rapidité de déploiement et sa flexibilité, tandis que l’on-premise reste pertinent pour les organisations soumises à des contraintes internes fortes ou à des politiques de sécurité spécifiques.
Au-delà des aspects techniques, d’autres critères font la différence : l’ergonomie, la facilité d’intégration avec vos outils existants (ERP, CRM, messagerie), la sécurité (chiffrement, gestion des droits, traçabilité) et la conformité (RGPD, archivage légal).
Pensez également au coût global : au-delà du prix de la licence, tenez compte de la mise en œuvre, du support, de la formation et de la conduite du changement. Une interface claire et intuitive facilite l’adoption par les utilisateurs, condition essentielle pour mesurer rapidement le retour sur investissement.
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